Abläufe dokumentieren, bevor du automatisierst: Vorlage für KMU

Halte zuerst einen einzelnen Ablauf vom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis fest: Welche Angaben brauchst du, wer erledigt welche Schritte und was passiert bei Ausnahmen? Entscheide danach, was du vereinfachen kannst, wo Beobachtungen fehlen und welchen Teil du auf Automatisierung prüfen möchtest. Unsere Vorlage und Empfehlungen helfen dir bei dieser Vorbereitung. Die technische Machbarkeit und die Wirtschaftlichkeit prüfst du anschliessend für den ausgewählten Teil.

Grenze einen konkreten Ablauf ab

Wähle eine überschaubare Aufgabe, etwa die Aufbereitung eines monatlichen Projektberichts. Beschreibe einen eindeutigen Start und ein überprüfbares Ende: Der Ablauf beginnt mit dem Monatsabschluss und endet mit dem freigegebenen Bericht am vereinbarten Ablageort. «Administration verbessern» wäre dafür noch zu breit.

Nimm einen tatsächlich bearbeiteten Fall als Ausgangspunkt. Lass dir von der ausführenden Person zeigen, was sie getan hat. Notiere auch Rückfragen, Zwischendateien und Korrekturen. Beschreibe zunächst den heutigen Ablauf; mögliche Änderungen hältst du separat fest.

Beziehe die Beteiligten ein und gleiche die Beschreibung mit Fallzahlen, Arbeitsaufwand, Rollen und verwendeten Technologien ab. Diese Bestandteile gehören auch im M3 Playbook der US-Behörde GSA zur Überprüfung bestehender Prozesse. [S1]

• Auslöser: Welches Ereignis startet den Ablauf?
• Eingaben: Welche Angaben und Dateien müssen vorliegen?
• Ergebnis: Woran erkennt ihr einen abgeschlossenen Fall?
• Verantwortung: Wer ist zuständig, wer übernimmt die Vertretung?
• Grenze: Was gehört ausdrücklich zu einem anderen Ablauf?

Beschreibe Schritte und Entscheidungen nachvollziehbar

Verwende pro Schritt ein konkretes Verb: «Projektstunden exportieren», «Projektkennung zuordnen» oder «Bericht zur Freigabe senden». Ergänze die zuständige Rolle, das verwendete System und das entstehende Ergebnis. Prüfe dabei auch die Übergaben: Wer erfährt wie, dass die nächste Tätigkeit beginnen kann?

Halte Entscheidungsregeln ausdrücklich fest. Statt «unvollständige Daten klären» schreibst du beispielsweise: «Fehlt die Projektkennung, markiert die Administration den Datensatz und fragt bei der Projektleitung nach.» Ist diese Regel noch nicht vereinbart, kennzeichne sie als offen.

Bitte anschliessend eine zweite beteiligte Person, einen Fall anhand der Beschreibung durchzugehen. Erkennt sie den nächsten Schritt, ohne fehlende Regeln selbst erfinden zu müssen? Ergänze die Stellen, an denen sie nachfragen muss.

Erfasse Ausnahmen und Aufwand getrennt

Führe neben der normalen Schrittfolge ein Ausnahmenprotokoll. Notiere den betroffenen Schritt, die Abweichung, die heutige Lösung und die entscheidungsberechtigte Person. Unterscheide fehlende Angaben, technische Störungen und fachliche Entscheidungen.

Bei der Auswahl von Prozessen für Robotic Process Automation sind zu komplexe Abläufe und erforderliche menschliche Eingriffe bekannte Schwierigkeiten. [S2] Markiere deshalb in deiner Aufnahme ausdrücklich, wo eine feste Regel gilt und wo jemand fachlich entscheiden muss.

Notiere aktive Bearbeitungszeit, Wartezeit und Nacharbeit separat. Vermerke den Beobachtungszeitraum und die Anzahl erfasster Fälle. Drei Durchläufe bleiben eine kleine Stichprobe; möglicherweise fehlen seltene Ausnahmen. Wenn du noch keine Werte hast, trage «unbekannt» ein und lege fest, wer sie bis wann erfasst.

Kennzeichne gemessene und geschätzte Werte unterschiedlich. Berücksichtige für eine spätere Wirtschaftlichkeitsrechnung auch Einrichtung, Kontrolle, Fehlerbehandlung und laufende Pflege. Setze die heutige Bearbeitungszeit dabei nicht pauschal mit der erwarteten Einsparung gleich.

Hypothetisches Beispiel: einen Projektbericht vorbereiten

Angenommen, ein KMU erstellt monatlich einen internen Bericht mit Projektstunden und Statusangaben. Das folgende Beispiel ist frei konstruiert.

Im Normalfall exportiert die Administration die Stunden, ordnet sie über die Projektkennung zu und überträgt die Summen in eine Berichtsvorlage. Die Projektleitung ergänzt die fachliche Einordnung und gibt den Bericht frei. Anschliessend wird die freigegebene Fassung abgelegt.

Fehlt eine Projektkennung, bleibt der Eintrag zur Klärung markiert. Liegen mehrere Exportdateien vor, bestimmt eine vorher festgelegte Person, welche Fassung gilt. Fachliche Einordnung und Freigabe bleiben in diesem Beispiel bei der Projektleitung.

Für diesen Ablauf lautet unsere Empfehlung: Kläre zuerst einheitliche Projektkennungen und einen verbindlichen Exportort. Untersuche danach, ob sich das Zusammenführen der Daten und das Befüllen der Vorlage technisch automatisieren lassen. Vergleiche den dafür geschätzten Aufwand mit dem erwarteten Nutzen.

Entscheide, was als Nächstes geklärt wird

Prüfe zuerst, welche Arbeit entfallen kann und welche notwendigen Schritte sich verbessern lassen. Dieses Vorgehen greift den Ansatz «Eliminate, Optimize, Automate» der GSA auf: unnötige Arbeit entfernen, notwendige Prozesse verbessern und wiederkehrende Aufgaben automatisieren. [S3]

Ordne anschliessend jeden aufgenommenen Schritt mit der folgenden Entscheidungshilfe ein. Im selben Ablauf kannst du die Eingaben vereinheitlichen, den Aufwand weiter beobachten und eine klar geregelte Übertragung technisch prüfen.

• Zuerst vereinfachen: Zweck, Zuständigkeit oder Eingaberegeln sind unklar. Kläre diese Punkte und prüfe, welche Schritte entfallen können.
• Weiter beobachten: Häufigkeit, Aufwand oder Ausnahmen sind unbekannt. Vereinbare, welche Fälle bis wann dokumentiert werden.
• Automatisierung prüfen: Eingaben, Regeln, Ergebnis und Ausnahmeweg sind beschrieben. Kläre technische Zugriffe, Umsetzungsaufwand und Betriebsverantwortung.
• Menschliche Entscheidung vorsehen: Ein Schritt verlangt fachliches Urteil. Beschreibe die mögliche Vorbereitung und die zuständige Person für die Freigabe.

Nutze den Steckbrief als gemeinsame Arbeitsgrundlage

Kopiere die Vorlage und fülle sie mit der Person aus, die den Ablauf tatsächlich ausführt. Ergänze Datum und Verantwortlichkeit. Bereite für eine technische Besprechung die Schrittfolge, das Ausnahmenprotokoll und ein fiktives Beispieldokument vor.

Wenn die Aufnahme steht, kannst du bei unserer Automatisierung für KMU anknüpfen und einen abgegrenzten Teil samt offenen Fragen besprechen.

Falls du eine eigene Eingabemaske, einen Freigabeschritt oder eine zentrale Übersicht benötigst, kannst du die Anforderungen mit unseren individuellen Web-Apps für KMU abgleichen. Wähle die technische Lösung anhand der beschriebenen Anforderungen.

Kopiervorlage: Prozesssteckbrief mit Ausnahmenprotokoll

Kopiere die Tabelle in dein Dokument und vervielfache die Zeilen für Schritte und Ausnahmen. Sie bietet Betrieb und Umsetzungspartner eine gemeinsame Grundlage, um Regeln, Lücken und nächste Entscheidungen konkret zu besprechen.

Dokumentiere einen tatsächlich bearbeiteten Fall mit der Vorlage. Lass eine zweite beteiligte Person die Schrittfolge nachvollziehen. Entscheide anschliessend gemeinsam mit ihr, welche offene Frage zuerst geklärt wird.

Quellen

1. [S1] M3 Playbook – 2.9: Understand As-Is Business Processes
   U.S. General Services Administration, Office of Shared Solutions and Performance Improvement · abgerufen am 2026-10-29
2. [S2] Methodology for Evaluating the Appropriateness of a Business Process for Robotic Process Automation
   University of Twente Research Information; Abhishta Abhishta, Lars Berghuis, Wouter van Heeswijk und Aizhan Tursunbayeva · abgerufen am 2026-10-29
3. [S3] Eliminate, Optimize, Automate
   U.S. General Services Administration · abgerufen am 2026-10-29